در زندگی روزمره، احتمالا با افراد زیادی روبرو شده اید که مدیریت را هر کاری می دانند تا یک سازمان را سرپا نگه دارد. اما در حقیقت مفهوم مدیریت بسیار فراتر از اینهاست.
پس لطفا به بنده اجازه دهید در این مجال بدست آمده به مهمترین و اساسی ترین مهارت های مورد نیاز هر مدیر اشاره کنیم که هیچ مدیری بدون به کار بستن آنها نمی تواند موفق باشد.
الفبای مدیریت
در این مقاله خواهیم دید که مدیریت شامل اداره کردن افراد و در نتیجه مدیریت کردن دستاورد های سازمان است. طبق گفته دکتر کن بلانچارد در کتاب معروفش «به کار گماشتن مدیر یک دقیقه ای» الفبای دنیای مدیریت به این شرح است:
- محرک ها: یک نوع راهبرد که مدیر آنرا پیگیری می کند تا اینکه نفراتش کارایی لازم را در این زمینه بدست آورند.
- رفتارها: در نتیجه محرک ها نیروی کار بسته به موقعیت یا فعالیت چگونه عمل می کند یا رفتار می کند.
- پیامدها: پس از انجام کار مدیر چگونه با پرسنل رفتار می کند.
تحقیقات نشان داده است که اگر چه ممکن است شما هم مانند بسیاری فکر کنید که یک محرک می تواند تاثیر بالایی در رفتار و عملکرد کارکنان داشته باشد،اما در عمل برخورد و رفتاری که مدیران بعد از کار پرسنل از خود به نمایش می گذارند بیشترین تاثیر را در عملکرد آنها در آینده دارد.
اگر بخواهیم اینها را به عدد بیان کنیم می توان گفت 15 تا 25 درصد رفتار ها و عملکرد ها در نتیجه محرک ها هستند در حالیکه 75 تا 85 درصد رفتار ها از پیامدها (رفتار مدیران) تاثیر می گیرند.
بنابراین بسیار مهم است که به مدیران خود مهارت های لازم را بیاموزید تا بتوانند بیشتری راندمان را از نیروی کار خود داشته باشند.
حل مسئله و تصمیم گیری
این همان جایی است که یک نفر می تواند به عنوان یک مدیر خوب یا بد برچسب بخورد. هر چند اگر ایده آل به این موضوع نگاه کنیم نوع تصمیم گیری نباید از شما یک مدیر خوب یا بد بسازد، اما این که چگونه چنین تصمیماتی می گیرید باید مورد بحث قرار گیرد.
در حل مسائل مدیریت همیشه باید اصول اخلاقی را رعایت کنید و با آداب حل مسئله آشنا باشید این کاری است که باید به صورت تمرینی به مدیران آموزش داده شود.
هر چقدر هم که مدیری بی طرف و حرفه ای باشد، ممکن است در ارتباط با همکاران و سازمان خود به مشکل بخورد. این طبیعی است ولی باید روی تصمیمات خود فکر کند.
مدیریت زمان و طرح و برنامه
شما به عنوان مدیر آخرین چیزی که می خواهید همکارانتان بدانند این است که وقت خود را به بطالت می گذرانید، عاشق نشستن در اتاق خود هستید و ترجیح می دهید در اتاق خود به موسیقی مورد علاقه خود گوش فرا دهید تا اینکه به وظایف خود عمل کنید! برنامه ریزی و مدیریت زمان برای هر مدیری واجب است. هر چند مهمتر این است که مدیران ضرورت آن را درک کنند.
هر چند به عنوان مدیر به شما قدرت و مزایای به خصوصی داده می شود اما این بدان معنی نیست که می توانید هر طور که دلتان می خواهد وقت با ارزش خود را تلف کنید.
باید فرض کنید که مسئول مدیریت زمان در سازمان خود هستید و اگر خود وقت تلف کنید مانند دومینو این اتلاف وقت را در سازمان خود رواج می دهید.
احتمالا بسیار شنیده اید که وقتی که به عنوان مدیر خود را به بهره وری بالا مقید می کنید از خود الگویی ارائه می کنید که در نظر همکاران شما بسیار ارزشمند است چون شما کسی هستید که از لحظه ها برای ارزش آفرینی استفاده می کنید.
در برنامه ریزی های خود به صورت دقیق سر رسید ها و فعالیت ها را مشخص نمایید و پیش بینی ها و احتیاطات لازم را در نظر بگیرید. این ها انتظاراتی است که از یک مدیر واقعی باید داشت.
اگر توانستید سبک مدیریتی خود را جا بیندازید، نظم را جا بیندازید و از تکنیک های کارا استفاده کنید تا وظایف خود را به خوبی و بدون تاخیر انجام دهید آنگاه یکی از مهارت های حیاتی مدیران بزرگ را بدست آورده اید.
تفویض اختیار
اگر بخواهید همه برنامه ریزی ها را خودتان انجام دهید و روی این برنامه ریزی نظارت داشته باشید مشکلات و کاستی ها را برطرف کنید و بسیاری کارهای دیگر کم کم متوجه خواهید شد بیش از توان خود کار می کنید و نتیجه مطلوبی هم کسب نمی کنید. اینجاست که تفویض اختیار مطرح می شود و به کمک آن می توانید کار ها را بهتر و سریعتر انجام دهید.
یک مدیر خوب بودن به این معنی نیست که همه کارها را خود انجام دهید، بلکه به این معنی است که توانایی تفویض اختیار صحیح را داشته باشید به گونه ای که کارهای به خوبی و در زمان مقرر انجام شوند.
بسیاری از مدیران تفویض اختیار را به شکلی ناصحیح استفاده می کنند چون اعتماد کافی به همکاران و زیر دستان خود ندارند یا به این دلیل که به آنها اختیار کافی نمی دهند، یا اینکه در شناسایی توانایی های افراد اشتباه می کنند و در نتیجه شکست می خورند. در نهایت این مدیران ادعا می کنند که زیر دستان آنها بی لیاقت هستند و مجبورند همه کار را خودشان انجام دهند در حالیکه ایراد کار جای دیگری است!
بنابراین، کلید تفویض اختیار موفق در شناسایی درست افرادی است که توانایی انجام وظایف محوله را دارند، و در عین حال از کسی که نسبت به او تفویض اختیار انجام شده است باید دستورالعمل دقیق و پشتوانه روحی کافی در اختیارش قرار گیرد. و پس از اینکه کار انجام شد فرصتی در اختیار شما قرار می گیرد تا او را مورد ارزیابی قرار دهید. پس از ارزیابی باید بازخورد این ارزیابی را در اختیارش قرار دهید. هدف این است که نیروی کار یا مدیر زیر دست شما از مشکلات و به عیوب کار خود آگاه شود و بار دیگر که چنین وظیفه ای را به او محول کردید بهتر عمل کند. فراموش نکنید که هدف سرزنش نیروی کار نیست. در عین حال باید نقاط قوت او را ذکر کنید و از او به خاطر زحماتش قدر دانی کنید.
مهارت های ارتباطی
در دنیای مدیریت هیچ چیز مانند توانایی مدیر در برقراری ارتباط درست، شفاف و مثبت برای ارائه دستورالعمل ها، توصیه ها یا بازخورد ها به دیگران نمی تواند او را به مدیری موفق تبدیل کند و عکس آن هم صادق است.
بنابراین در انتخاب کلمات باید بسیار هوشمندانه و با دقت عمل کنید. کلمات مثبت شما در بین مخاطبان انتشار می یابد و به صورت مسری به دیگران می رسد. مدیری که در راس سازمان قرار دارد بیش از مدیران میانی باید مراقب صحبت های خود باشد چون تاثیر رفتارهایش در کل سازمان انعکاس می یابد.
خود را مدیریت کنید و رهبر دیگران باشید.
مهم نیست که چقدر شخصیت جذاب و کاریزماتیکی داشته باشید یا چقدر مهارت های ارتباطی قوی داشته باشید، ولی به عنوان مدیر اگر بتوانید با خوب و بد ارتباط برقرار کنید هیچگاه شکست نمی خورید.
شما در موقعیت مدیریتی خود هم با لایه مدیران بالا دست و هم با لایه کاری سازمان در تماس هستید به گونه ای که گاه احساس می کنید مانند ساندویچ در بین این دو تحت فشار قرار گرفته اید. بنابراین ممکن است هنگام تصمیم گیری دچار تردیدهای فراوان شوید.
قانون شماره یک در مدیریت خوب این است که درک کنید به عنوان یک فرد حرفه ای به شما حقوق می دهند تا به سازمان زندگی بدهید. وقتی که این حقیقت را به خاطر بسپارید آنگاه به هیچ چیز در سازمان خود به صورت شخصی نگاه نمی کند.
همیشه بین شخصیت مدیریتی خود و شخصیت حقیقی خود خطی جدا کننده بکشید. مشکلی نیست اگر با همکاران خود روابط دوستانه ای به عنوان یک شخص حقیقی داشته باشید اما در روابط حرفه ای خود همیشه باید پرده ها و فاصله های لازم را حفظ کنید.
و همچنین باید به عنوان جذب کننده ضربه از بالا عمل کنید و آنرا با ملایمت به پایین دست خود انتقال دهید. بنابراین به عنوان مدیر باید بتوانید سیاستمدارانه رفتار کنید.
خلاصه عرایض؛
مدیریت کردن افراد یک سبک است که نیاز به تحربه و تمرین دارد و هر کسی روش منحصر به فرد خودش را دارد و البته بعضی موفق تر هستند بعضی موفق و بعضی هم مهارت های اساسی و ضروری مدیریت را نمی دانند چه رسد به اینکه بخواهند آنها را تمرین کنند. اما مهارت های مورد نیاز به اندازه یک اقیانوس عمیق و وسیع هستند.
اصولی که در اینجا بدان اشاره شد در حقیقت دریچه ای به دنیای عظیم مدیریت است که می توانید به کمک آنها مسیر خود را در کار مدیریت شروع کنید.
WWW.MOHIE.IR
