این را بدانید که مدیریت کردن و کاهش فشارعصبی و استرس خودتان بسیار سخت است حال اگر بخواهید به تیم زیردست و کارمندانتان کمک کنید که استرس خود را مدیریت کنند حتما کار بسیار دشوار تری خواهید داشت.
این روز ها کارها و مشاغل پیچیده تر و سخت تر از قبل شده اند و بسیاری از ما نیز در تمام ساعات شبانه روز به نحوی با کار خود از نظر ذهنی درگیری داریم.
حال در این شرایط این که بتوانیم با کنترل کردن استرس در محیط کار موثر و مفید باشیم از اهمیت زیادی برخوردار است. برای ارتقای عملکرد و کیفیت تیم تحت سرپرستی خود می توانید از این روش ها برای کاهش استرس نهایت استفاده را ببرید:
مهربان باشید وابراز همدردی کنید
مهربان بودن هزینه ای ندارد، اما مزایای زیادی به همراه دارد.
یکدلی و دلرحمی به طور چشمگیری عملکرد و سودآوری کارمندان را ارتقا می دهد. نتایج تحقیقات دانشگاه New South Wales روی 5600 نفر در حدود 77 سازمان نشان می دهد که “بالاترین عامل موثر بر سودآوری و موثر بودن یک سازمان این است که رهبران بتوانند زمان و تلاش بهتر و بیشتری را برای شناخت و آشنایی کارمندان خود صرفنمایند؛ به بازخوردها اهمیت دهند، انتقاد پذیر باشند و همکاری میان کارمندان خود را افزایش دهند” در ادامه نتایج این تحقیق بیان می کند که توانایی مدیر در مهربان و دلسوز بودن و درک انگیزه ها، مشوق ها و ایجاد ساختاری که کارمندان بتوانند هر چه بهتر از قبل باشند بیشترین ارتباط را با سودآوری دارد.
دلسوزی و مهربان بودن تاثیر انکارناپذیری روی مدیریت انسان ها دارد. بایستی قبل از هرچیز به کارمندان خود به چشم انسان و یک شریک تجاری نگاه کنید.
اجازه دهید کارمندان زمانی از کار فارغ شوند
آمار سازمان جهانی توسعه و همکاری اقتصادی بیان می کند که کارمندان در طول هفته به طور میانگین از 34 تا 48 ساعت در هفته کار می کنند و برخی نیز پس از پایان ساعت کاری با کار خود درگیری و مشغله ذهنی دارند.
کارهایی که همیشه کارمندان در آن به انجام چند کار مشغول هستند خلاقیت را شدیدا کاهش می دهند، اثربخشی را به شدت کم می کنند و باعث نارضایتی کارمندان می شوند.
بسیاری از کارمندان نمی توانند پس از اتمام ساعت کاری از کار خود فارغ شوند و دغدغه های ذهنی محل کار را با خود به همراه می برند، این اتفاق باعث می شود نتوانند در ساعات فراغت از کار نیز به استراحت بپردازند.
در حالی که معیارها و استانداردهای فرهنگ کار زیاداز شما تمرکز دائم روی کار را طلب می کنند، الگوی ذهنی “همیشه در حال کار بودن” خطرناک است زیرا زمانی را برای فراغت ذهنی و به دست آوردن مجدد قوا به شما نمی دهد. حتی بزرگترین و قوی ترین ورزشکاران و قهرمانان نیز زمانی مشخص و کافی را برای استراحت دادن به عضله خود در نظر می گیرند پس شما هم باید به مغز و روان خود زمانی را برای بازپروری و ریکاوری در نظر بگیرید.
پس برای حضور خود و همکاران تان در دفتر و در خدمت شرکت بودن (زمانی که به صورت مجازی خود را به کار اختصاص می دهند) تعیین کنید و برای برخی زمان ها نیز (مثل آخر هفته و هشت شب به بعد) هیچ دستور و ایمیل و پیام کاری در نظر نگیرید.
در هر لحظه یک کار انجام دهید
مطمئن باشید چندوظیفه گی و انجام چندکار به طور همزمان یک افسانه است!
مغز ما انسان ها برای کار همزمان روی چند موضوع طراحی نشده است. ما مثل کامپیوتر ها نیستیم!
عصب شناس برجسته دکتر ژوان دیک می گوید انجام کارها به صورت همزمان: ” عموما زمان لازم برای انجام هر کار را دوبرابر می کند، و تعداد خطاهای انجام شده در حین هر کار را حداقل دوبرابر خواهد کرد”
کارمندان شما در انجام کارها به صورت تکی و سریالی (ابتدا یک کار سپس کار دیگر) موفق تر خواهند بود.
مدیران باید با تعیین اهداف شفاف و واضح که با هم تداخل زمانی ندارند از کارمندان خود بخواهند که در هر زمان یک کار انجام دهند. برای کارمندان خود اهداف و بایدهایی تعیین کنید که با هم تداخل و هم پوشانی نداشته باشند و تفاوت بین مهم و فوری را درک کنید. اگر کاری فوری است کار مهمتر را فعلا رها کنید و ابتدا کار فوری را تمام کنید سپس با خیال راحت به انجام کار مهم برگردید.
زمان هایی را برای وقفه در کار به کارمندان خود بدهید
در دادن زمان های برای وقفه و کاهش سرعت کار در طول دوره کاری و زمان های افت کارمندان خسیس نباشید.
هر هیزم شکنی باید زمانی را به تیز کردن تبر خود اختصاص دهد.
اگر زمانی برای وقفه و استراحت در طول سال کاری کارمندتان وجود ندارد باید این زمان را ایجاد کنید. اگر مدام از کارمندان خود کار بکشید بعد از زمانی عملکرد آنها افت خواهد کرد.
مشاور و مدرس مدیریت آرتور شوارتز << Arthur Shawrtz >> می گوید مدیران باید بدانند کار طولانی و بزرگ یک ماراتن و دو استقامت نیست بلکه مجموعه ای از دو های سرعت است که باید بین آنها توان خود را احیا کنید.
تعداد ساعات کاری که کارمندان شما ارائه می دهند مهم نیست بلکه کیفیت و مقدار کاری که در این ساعت ها ارائه شده مهم است. پس به جای توجه بیش از حد به تعداد ساعات کاری این سوال را از خود بپرسید که “چکار می توانم بکنم که وقتی کارمند من پشت میز نشسته حتما در حال کار مفید باشد؟”
>>حتما حتما بایستی هر هیزم شکنی زمانی را به تیز کردن تبر خود اختصاص دهد<<
مغزتان را برای آشوب آماده کنید
تحقیقات علمی عصب شناسی نشان می دهد که روش های مناسبی برای کنترل مشغول بودن ذهن (Mindfulness) وجود دارد و می تواند شما را برای انعطاف پذیری و موثر بودن در محیط کار و زندگی شخصی آماده کند.
با تسلط بر روش ها و تکنیک های کنترل مشغولیت ذهنی می توانید از استرس خود به صورت مفید استفاده کنید و عملکرد بالاتری داشته باشید. برای کنترل مشغله ذهنی لازم نیست یک متخصص در این زمینه باشید و برای شروع می توانید از نرم افزارهایی همچون MUSE , Calm , Hfadspace استفاده کنید.
برنامه های ارتقای روحیه ترتیب دهید
سطح استرس کارمندان در حال افزایش است.
در حال حاضر حدود ۵۳% از نیروی کار جهانی اعلام کرده اند که در معرض فرسودگی شغلی قرار دارند. (این آمار از بررسی حدود 22000 کارمند در بیش از حدود 100 کشور جهان استخراج شده است) استرس در محیط های کاری به صورت واگیرداری و جمعی منتقل می شود و به طور بالعکس نیز صحت دارد: وقتی یکی از اعضای تیم از نظر روحی در وضعیت خوبی باشد می تواند این وضعیت را به دیگران نیز انتقال دهد.
یک بررسی آماری تازه از گالوپ روی 105 تیم کاری در مدت زمان6 ماه نشان می دهد که افرادی که وضعیت روحی و شخصی مناسبی را تجربه کرده اند، پس از 6 ماه تا حدود 20% رفاه و خوشحالی تیمی بیشتری را برای گروه خود گزارش داده اند.
سعی کنید به نحوی میزان استرس فردی خود و تیم خود را کنترل کنید، برای این کار می توانید از ابزارهایی مثل برنامه های توسعه فردی مثل جلسات آموزش مهارت های شخصی استفاده کنید.
زمان هایی را برای جلسات تجدید روحیه با تیم خود اختصاص دهید و در ساعات خارج از کار به برنامه هایی مثل پیاده روی و رستوران اختصاص دهید. با تیم زیر دست خود رفتاری انسانی و دوستانه داشته باشید و نسبت به اتفاق های زندگی شخصی آنها واکنش نشان دهید. برنامه کاری و زمان تحویل کار را برای کارمندان خود مدیریت کنید تا بتوانند سرعت و انعطاف پذیری کار خود را کنترل کنند.
فواید بسیارمهم کاهش استرس کارمندان
تحقیقات انجام شده در مورد 12000 کارمند که در برنامه های کنترل مشغله ذهنی شرکت کرده بودند حدود 1 ساعت در هفته افزایش تولید و عملکرد داشته اند.
بررسی دیگری نشان می دهد که در شرکت های با اندازه متوسط محل کار شاد و بی استرس تا حدود 46% از خروج و برگشت کارمندان جلوگیری کرده است، 19% هزینه های خروج و بازسازی نیروی انسانی را کاهش داده است و 12% عملکرد و بهره وری سازمان را ارتقا داده است.
شادترین کارمندان تا 46% از زمان خود را با تمرکز بیشتری روی کار صرف کرده اند و 65% از همکاران خود انرژی بیشتری داشته اند.
بنظرشما آیا این کارها وظیفه مدیران می باشد؟
شاید به عنوان یک مدیر از خود بپرسید که آیا این وظیفه من است که روی انعطاف پذیری و مهارت های ذهنی کارمندان خود کار کنم؟ آیا من باید مشغله ذهنی آنها را مدیریت کنم؟
نتایج جدیدترین بررسی گالوپ نشان می دهد این حرف که باید کارمندان مسائل شخصی خود را در خانه رها کنند شاید منطقی به نظر برسد ولی واقع گرایانه نیست.
گالوپ نشان داده که خوشحالی و رضایت ما روی کاری که می کنیم، افرادی که با آنها کار می کنیم و افرادی که برای ما کار می کنند تاثیر دارد.
مونیکا بروکر مدیر عامل مرکز توسعه شخصی می گوید : وظیفه مدیران است که مهارتهای ذهنی و احساسی کارمندان خود را توسعه دهند.
مدیران باید توجه کنند که توسعه شخصی (از جمله موارد توسعه شخصی مهارت غلبه بر استرس است) باعث می شود هر فرد عملکرد بهتری داشته باشد و در نتیجه عملکرد تیم بهتر شود؛ ایجاد احساس رضایت و خوشی در افراد در محل کار لازمه یک کار تیمی با عملکرد درخشان است. WWW.MOHIE.IR
